Thiết lập văn phòng đại diện là bước đi chiến lược đầu tiên giúp các thương nhân nước ngoài tiếp cận thị trường và xúc tiến thương mại tại Việt Nam. Tuy nhiên, để quá trình này diễn ra thuận lợi, nhà đầu tư cần nắm vững các quy định pháp lý và trình tự thực hiện theo đúng quy định hiện hành.

Cùng chúng tôi làm rõ các quy định của pháp luật Việt Nam liên quan đến nội dung này:

1.             Điều kiện thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam

Căn cứ Điều 7 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:

-       Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

-       Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;

-       Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

-       Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

Trong trường hợp hoạt động không thuộc phạm vi cam kết, việc cấp phép phải có ý kiến chấp thuận của Bộ quản lý chuyên ngành.

2.             Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng Đại diện

Căn cứ theo điều 10 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng Đại diện bao gồm:

-       Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

-       Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;

-       Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;

-       Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

-       Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

-       Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm: Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện; Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP này và quy định pháp luật có liên quan.

Các tài liệu do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định pháp luật Việt Nam.

3.             Trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Căn cứ theo Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện như sau:

Thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài

-       Sở Công Thương tỉnh/ thành phố: Cấp phép đối với Văn phòng đại diện đặt ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.

-       Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao: Cấp phép đối với Văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.

Thủ tục thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài

Bước 1: Nộp hồ sơ

Thương nhân nước ngoài có thể nộp hồ sơ bằng một trong các hình thức: nộp trực tiếp, nộp qua bưu điện, nộp trực tuyến đến Sở Công Thương hoặc Ban Quản lý Khu Công nghệ cao và Khu Công nghiệp.

Bước 2: Cơ quan cấp Giấy phép xử lý hồ sơ

Thời gian xử lý:

-       Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ: Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ.

-       Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ: Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc từ chối cấp Giấy phép. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành và trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, thì:

-       03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ: Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn

-       05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép: Bộ quản lý chuyên ngành trả lời đồng ý hoặc không cấp phép thành lập Văn phòng đại diện.

-       05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành: Cơ quan cấp Giấy phép ra quyết định. Trường hợp từ chối phải có văn bản nêu rõ lý do.

Bước 3: Công bố thông tin về Văn phòng đại diện

Sau khi được cấp phép:

-       Trong 15 ngày, cơ quan cấp phép sẽ công bố thông tin Văn phòng đại diện trên trang thông tin điện tử của mình;

-       Văn phòng đại diện được phép chính thức hoạt động.

Có thể thấy, thủ tục thành lập văn phòng đại diện của nhà đầu tư nước ngoài tại Việt Nam không quá phức tạp nhưng đòi hỏi sự tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đúng quy trình sẽ giúp nhà đầu tư tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro pháp lý. Do đó, lựa chọn đơn vị tư vấn uy tín là giải pháp tối ưu để đảm bảo quá trình thành lập diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.

Mọi vấn đề cần tư vấn cụ thể hoặc hỗ trợ thực hiện các thủ tục liên quan, Quý độc giả có thể liên hệ đến Công ty Luật TNHH XTVN để được tư vấn đảm bảo quá trình thực hiện đúng pháp luật và hiệu quả.