Trong bối cảnh thị trường lao động ngày càng biến động và nhu cầu quản lý nguồn nhân lực trở nên quan trọng, việc báo cáo tình hình thay đổi lao động đóng vai trò then chốt trong việc theo dõi, đánh giá và hoạch định chiến lược nhân sự của doanh nghiệp và tổ chức. Báo cáo định kỳ không chỉ giúp doanh nghiệp nắm rõ số lượng, cơ cấu, biến động lao động mà còn đảm bảo thực hiện đầy đủ các trách nhiệm quản lý với cơ quan bảo hiểm xã hội và các cơ quan quản lý liên quan.

Việc lập báo cáo tình hình lao động 6 tháng và hằng năm trở thành công cụ quản trị cần thiết, giúp doanh nghiệp phân tích hiệu quả sử dụng lao động, dự báo nhu cầu nhân sự và tối ưu hóa nguồn lực, đồng thời tạo nền tảng minh bạch trong mối quan hệ giữa người sử dụng lao động và cơ quan quản lý.

Trên cơ sở đó, báo cáo này sẽ phân tích thực trạng, quá trình thực hiện và các bước cần thiết để lập báo cáo tình hình lao động định kỳ, nhằm cung cấp cái nhìn tổng thể và dễ áp dụng cho các doanh nghiệp và tổ chức. Hãy cùng XTVN thảo luận về chủ đề doanh nghiệp và tổ chức phải báo cáo sử dụng lao động hằng năm chậm nhất ngày 04/12/2025 qua bài viết dưới đây.

1.      Việc nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động cuối năm 2025 như thế nào?

Căn cứ theo Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP quy định về báo cáo sử dụng lao động như sau:

Việc định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định tại Khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động (được sửa đổi, bổ sung bởi Khoản 1 Điều 73 Nghị định 35/2022/NĐ-CP ngày 28/05/2022 của Chính phủ quy định quản lý khu công nghiệp và khu kinh tế) như sau:

-       Hằng năm (trước ngày 05 tháng 12) người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Nội vụ thông qua cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

-       Trường hợp người sử dụng lao động không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP đến Sở Nội vụ và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

-       Đối với lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Nội vụ, cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.

-       Sở Nội vụ có trách nhiệm tổng hợp tình hình thay đổi về lao động trong trường hợp người sử dụng lao động gửi báo cáo bằng bản giấy để cập nhật đầy đủ thông tin theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Vậy việc báo cáo tình hình sử dụng lao động cuối năm được thực hiện theo quy định về chế độ thông tin, báo cáo của pháp luật lao động. Người sử dụng lao động có trách nhiệm gửi báo cáo đúng thời hạn, theo mẫu và đúng nơi tiếp nhận được quy định. Tùy theo điều kiện thực tế, doanh nghiệp có thể thực hiện báo cáo bằng hình thức trực tuyến hoặc bản giấy. Đối với các doanh nghiệp thuộc khu công nghiệp hoặc khu kinh tế, phạm vi cơ quan nhận báo cáo sẽ mở rộng hơn để bảo đảm công tác theo dõi, quản lý đồng bộ. Các cơ quan nhà nước sau khi tiếp nhận sẽ có trách nhiệm tổng hợp, cập nhật và quản lý dữ liệu phục vụ cho việc giám sát tình hình lao động trên địa bàn.

2.      Doanh nghiệp và tổ chức không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động trước ngày 05/12 có bị phạt không?

Căn cứ theo Khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định vi phạm về tuyển dụng, quản lý lao động như sau:

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

a) Phân biệt đối xử trong lao động trừ các hành vi phân biệt đối xử quy định tại điểm d khoản 1 Điều 13, khoản 2 Điều 23, khoản 1 Điều 36 và khoản 2 Điều 37 Nghị định này;

b) Sử dụng lao động chưa qua đào tạo hoặc chưa có chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia đối với nghề, công việc phải sử dụng lao động đã được đào tạo hoặc phải có chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia;

c) Không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định;

d) Không lập sổ quản lý lao động hoặc lập sổ quản lý lao động không đúng thời hạn hoặc không đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định pháp luật.

Như vậy, doanh nghiệp hoặc tổ chức không thực hiện báo cáo tình hình thay đổi lao động theo đúng thời hạn quy định, được xem là hành vi vi phạm về quản lý lao động. Theo quy định hiện hành, hành vi không báo cáo tình hình thay đổi lao động có thể bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt tiền nhất định tùy theo tính chất và mức độ vi phạm. Điều này nhấn mạnh nghĩa vụ của người sử dụng lao động trong việc tuân thủ chế độ báo cáo nhằm bảo đảm công tác quản lý nhà nước về lao động.

3.      Tổng hợp Link và Email nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động hằng năm 2025 tại một số địa phương

Cụ thể Link nộp, Email nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động hằng năm 2025 của từng địa phương như sau:

a)      Thành phố Hồ Chí Minh:

-       Link nộp: https://forms.gle/CiLKksGKq5McCyDP7

b)     Sở Nội Vụ Thành phố Hà Nội:

-       Email nộp: vanthu_sonv@hanoi.gov.vn

c)      Sở Nội Vụ tỉnh Lâm Đồng:

-       Link nộp: https://forms.gle/Zq1raqa9kggWaT297

d)     Sở Nội Vụ tỉnh Đồng Nai:

-       Link nộp: https://forms.gle/o44cqVCHzrq2AdqK8

e)      Sở Nội Vụ tỉnh Đắk Lắk:

-       Email nộp: nuvt@noivu.daklak.gov.vn

f)      Sở Nội Vụ tỉnh Bắc Ninh:

-       Email nộp: snv@bacninh.gov.vn

Việc báo cáo tình hình sử dụng và thay đổi lao động là nghĩa vụ quan trọng của doanh nghiệp và tổ chức trong hoạt động quản lý nhân sự. Thực hiện đầy đủ và đúng thời hạn không chỉ giúp đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, mà còn hỗ trợ cơ quan quản lý nhà nước nắm bắt chính xác biến động lao động để hoạch định chính sách phù hợp. Ngược lại, việc chậm hoặc không thực hiện báo cáo có thể dẫn đến các chế tài xử phạt theo quy định. Vì vậy, các đơn vị cần chủ động thực hiện việc báo cáo theo đúng mẫu, đúng thời điểm và đúng cơ quan tiếp nhận để đóng góp phần duy trì sự minh bạch, ổn định và hiệu quả trong quản lý lao động.

Mọi vấn đề cần tư vấn cụ thể hoặc hỗ trợ thực hiện các thủ tục liên quan, Quý độc giả có thể liên hệ đến Công ty Luật TNHH XTVN để được tư vấn đảm bảo quá trình thực hiện đúng pháp luật và hiệu quả.