Bộ Nội vụ hiện đang lấy ý kiến dự thảo Nghị định quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội (BHXH) và Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm. Trong đó, một trong những điểm đáng chú ý nhất là đề xuất cấp sổ BHXH điện tử cho người tham gia, dự kiến áp dụng chậm nhất từ ngày 01/01/2026.

1. Sổ BHXH điện tử là gì?

Sổ BHXH điện tử là hình thức sổ bảo hiểm xã hội được cấp và quản lý trên môi trường điện tử, thay thế cho sổ BHXH truyền thống bằng giấy. Đây là một phần trong kế hoạch chuyển đổi số quốc gia, giúp hiện đại hóa thủ tục hành chính và tăng cường hiệu quả quản lý bảo hiểm xã hội.

2. Sổ BHXH điện tử có giá trị pháp lý như bản giấy

Theo dự thảo Nghị định do Bộ Nội vụ đang lấy ý kiến, chậm nhất đến ngày 01/01/2026, cơ quan BHXH sẽ cấp sổ BHXH điện tử cho tất cả người tham gia bảo hiểm xã hội. Điều quan trọng là sổ điện tử này có giá trị pháp lý tương đương với sổ BHXH bản giấy, giúp người dân dễ dàng quản lý thông tin và thực hiện các giao dịch liên quan đến BHXH một cách thuận tiện hơn.

Sổ BHXH điện tử sẽ được liên kết với tài khoản định danh điện tử VNeID mức độ 2. Điều này cho phép người tham gia BHXH sử dụng các thiết bị điện tử như điện thoại thông minh để dễ dàng tra cứu, sử dụng thông tin BHXH mọi lúc mọi nơi.

3. Thông tin trong sổ BHXH điện tử

(i) Mã số bảo hiểm xã hội;

(ii) Thông tin cơ bản về nhân thân gồm: Họ và tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; quốc tịch; số căn cước hoặc hộ chiếu;

(iii) Thông tin về quá trình đóng BHXH (thời gian đóng; căn cứ đóng bảo hiểm xã hội; tỷ lệ đóng vào các quỹ BHXH và các thông tin liên quan gắn với quá trình đóng như cấp bậc, chức vụ; chức danh nghề, công việc; tên đơn vị; nơi làm việc,...);

(iv) Thông tin hưởng, giải quyết các chế độ BHXH;

(v) Thông tin cần thiết khác có liên quan phục vụ cho việc đóng, hưởng BHXH.

Tất cả các dữ liệu sẽ được mã hóa và bảo mật theo đúng quy định của pháp luật, đảm bảo tính an toàn và quyền riêng tư cho người dùng.

4. Lợi ích của việc chuyển đổi sang sổ BHXH điện tử

Một trong những lợi ích rõ rệt nhất của sổ BHXH điện tử là tính tiện lợi. Người lao động không còn phải mang theo sổ giấy cồng kềnh mỗi khi làm thủ tục hành chính, mà có thể dễ dàng tra cứu và sử dụng thông tin BHXH của mình thông qua các thiết bị điện tử như điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng. Việc tra cứu quá trình đóng BHXH, theo dõi thông tin thụ hưởng các chế độ hay thực hiện các giao dịch giờ đây có thể thực hiện nhanh chóng mọi lúc, mọi nơi.

Tiếp đến, sổ BHXH điện tử giúp tăng tính an toàn và bảo mật thông tin. Trong khi sổ giấy có thể bị mất, rách hoặc hư hỏng theo thời gian, sổ điện tử được lưu trữ trên hệ thống dữ liệu quốc gia, được mã hóa và bảo vệ theo quy định pháp luật. Nhờ đó, người lao động có thể yên tâm hơn về việc quản lý thông tin cá nhân cũng như quyền lợi BHXH của mình.

Không chỉ vậy, việc chuyển đổi sang sổ BHXH điện tử còn góp phần tăng tính minh bạch và chính xác trong quản lý. Cơ quan BHXH có thể cập nhật và đối chiếu thông tin nhanh chóng, giảm thiểu tối đa sai sót do thao tác thủ công. Đồng thời, người lao động cũng có thể theo dõi, giám sát quá trình tham gia và thụ hưởng BHXH một cách chủ động, từ đó đảm bảo quyền lợi của bản thân.

Một lợi ích không thể không nhắc đến là tiết kiệm thời gian và chi phí. Thay vì phải đi lại nhiều lần để bổ sung giấy tờ, chờ đợi làm thủ tục hoặc xin cấp lại sổ giấy khi bị mất, người lao động chỉ cần vài thao tác đơn giản trên ứng dụng điện tử để thực hiện các dịch vụ BHXH. Điều này không chỉ tiết kiệm chi phí cá nhân mà còn giảm gánh nặng hành chính cho cả hệ thống.

Cuối cùng, việc triển khai sổ BHXH điện tử là bước đi quan trọng trong quá trình chuyển đổi số ngành BHXH và hiện đại hóa quản lý nhà nước. Đây không chỉ là công cụ quản lý thông minh mà còn thể hiện sự đồng hành của cơ quan BHXH với người dân trong việc nâng cao chất lượng phục vụ, hướng đến nền hành chính công khai, minh bạch, hiệu quả.

5. Người lao động cần làm gì?

Trước tiên, điều kiện tiên quyết để có thể sử dụng sổ BHXH điện tử là mỗi cá nhân cần đăng ký tài khoản định danh điện tử VNeID mức độ 2. Đây là loại tài khoản cho phép liên kết các thông tin cá nhân với hệ thống dữ liệu quốc gia, trong đó có dữ liệu về bảo hiểm xã hội. Người lao động có thể đăng ký VNeID tại cơ quan công an cấp xã, phường hoặc tại trung tâm phục vụ hành chính công. Khi đi, cần mang theo căn cước công dân gắn chip và thiết bị di động để hỗ trợ việc cài đặt, xác minh thông tin.

Tiếp theo, người lao động nên kiểm tra và cập nhật thông tin BHXH của mình trên các nền tảng điện tử do cơ quan BHXH cung cấp, chẳng hạn như Cổng dịch vụ công BHXH Việt Nam hoặc ứng dụng VssID – Bảo hiểm xã hội số. Các thông tin cần đặc biệt lưu ý bao gồm: họ và tên, ngày tháng năm sinh, mã số BHXH, quá trình đóng BHXH, số căn cước công dân, ... Nếu phát hiện thông tin sai lệch hoặc thiếu sót, người lao động cần liên hệ với cơ quan BHXH nơi gần nhất để được hướng dẫn điều chỉnh.

Song song với việc hoàn thiện hồ sơ, người lao động cũng nên chủ động cài đặt và làm quen với các ứng dụng hỗ trợ, như VssID và VNeID. Đây là những công cụ sẽ giúp người dùng tra cứu thông tin BHXH, nhận thông báo, thực hiện giao dịch và sử dụng sổ BHXH điện tử một cách tiện lợi, nhanh chóng. Ngoài ra, việc thường xuyên theo dõi các thông báo từ cơ quan BHXH địa phương cũng là cách giúp người lao động không bỏ lỡ các mốc thời gian quan trọng trong quá trình chuyển đổi.

6. Thời hạn triển khai

Dự thảo quy định rõ: Chậm nhất đến ngày 01/01/2026, cơ quan BHXH sẽ hoàn thành việc cấp sổ BHXH điện tử cho người dân. Đây là bước tiến quan trọng trong lộ trình hiện đại hóa và số hóa các thủ tục hành chính liên quan đến BHXH.

Việc cấp sổ BHXH điện tử là một cải cách hành chính lớn, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, đồng thời mang lại sự tiện ích tối đa cho người dân. Người tham gia BHXH cần chủ động cập nhật tài khoản định danh điện tử và theo dõi các thông báo chính thức để đảm bảo quyền lợi của mình khi chuyển đổi sang hình thức điện tử.

Trên đây là bài trao đổi của XTVN về nội dung “Đề xuất sổ BHXH điện tử có giá trị pháp lý như bản giấy”