Ngày 27/10/2025, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 280/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 07/2025/NĐ-CP.

Hãy cùng Công ty Luật TNHH XTVN tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây!

1. Mở rộng đối tượng thực hiện chứng thực

Nghị định số 280/2025/NĐ-CP đã sửa đổi, bổ sung khoản 9 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP theo hướng mở rộng phạm vi chủ thể có thẩm quyền thực hiện chứng thực. Theo đó, người thực hiện chứng thực bao gồm Chủ tịch Ủy ban nhân dân (sau đây viết tắt là “UBND”) cấp xã (xã, phường, đặc khu), người được ủy quyền hoặc được phân công thực hiện nhiệm vụ chứng thực theo quy định của pháp luật, công chứng viên thuộc Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng (tổ chức hành nghề công chứng), cùng với viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài. Như vậy, so với quy định trước đây Nghị định số 280/2025/NĐ-CP đã bổ sung thêm nhóm chủ thể “người được ủy quyền hoặc phân công thực hiện nhiệm vụ chứng thực”.

2. Sửa đổi quy định về thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực

Căn cứ khoản 2 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP quy định về thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực đối với từng chủ thể. Theo đó, Chủ tịch UBND cấp xã có thẩm quyền và trách nhiệm: (i) chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam hoặc nước ngoài cấp; (ii) chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản; (iii) chứng thực chữ ký của người dịch trong các bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc ngược lại; (iv) chứng thực giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, quyền của người sử dụng đất, giao dịch về nhà ở; (v) di chúc; (vi) văn bản từ chối nhận di sản, cũng như văn bản phân chia di sản là tài sản thuộc các loại nêu trên.

Đồng thời, Chủ tịch UBND cấp xã có trách nhiệm chỉ đạo và tổ chức thực hiện hoạt động chứng thực trên địa bàn; việc ủy quyền, phân công thực hiện chứng thực và việc ký, sử dụng con dấu trong quá trình chứng thực được thực hiện theo quy định của pháp luật về tổ chức chính quyền địa phương, tổ chức cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp xã và các văn bản pháp luật có liên quan.

Ngoài ra, cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài và công chứng viên cũng có thẩm quyền chứng thực đối với các loại giấy tờ, văn bản tương ứng, tùy theo phạm vi hoạt động và chức năng của từng chủ thể.

Đáng chú ý, Nghị định mới cũng quy định việc chứng thực không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực trong một số trường hợp, như chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký, chứng thực giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, di chúc, văn bản từ chối nhận di sản và văn bản ủy quyền liên quan đến quyền sử dụng đất, nhà ở. Riêng đối với các giao dịch về quyền sử dụng đất và nhà ở, việc chứng thực được thực hiện tại UBND cấp xã nơi có đất hoặc có nhà, trừ khi pháp luật có quy định khác.

3. Không được yêu cầu người yêu cầu chứng thực xuất trình bản chính, bản sao các giấy tờ đã tích hợp trên VneID

Nghị định số 280/2025/NĐ-CP cũng đã bổ sung quy định không được yêu cầu người yêu cầu chứng thực nộp hoặc xuất trình bản chính, bản sao của các giấy tờ, tài liệu đã được tích hợp trên ứng dụng định danh điện tử VneID.

Bên cạnh đó, trong trường hợp người yêu cầu chứng thực có đề nghị và người thực hiện chứng thực có thể khai thác thông tin, giấy tờ từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc các cơ sở dữ liệu khác theo quy định của pháp luật, thì người thực hiện chứng thực có trách nhiệm chủ động tra cứu, khai thác các thông tin, giấy tờ này, đồng thời không được yêu cầu người yêu cầu chứng thực xuất trình bản chính, bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực đối với các nội dung đã được khai thác.

4. Nghị định số 280/2025/NĐ-CP  quy định rõ hơn trách nhiệm của Ủy ban nhân dân các cấp trong quản lý nhà nước về chứng thực.

Nghị định 280/2025/NĐ-CP  đã bổ sung Điều 47 về điều khoản chuyển tiếp, theo đó: đối với các giao dịch đã được chứng thực trước ngày 01/7/2025, việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, cấp bản sao có chứng thực sẽ được thực hiện tại UBND cấp xã nơi lưu trữ hồ sơ chứng thực. Các loại sổ chứng thực được lập trước ngày 01/11/2025 vẫn tiếp tục được sử dụng đến hết ngày 31/12/2025.

Trên đây là toàn bộ nội dung chia sẻ của chúng tôi, xin cảm ơn quý độc giả đã dành thời gian theo dõi. Nếu có thắc mắc, vui lòng liên hệ với chúng tôi trực tiếp tại Trụ sở Công ty TNHH XTVN địa chỉ Tầng 8, số 33 Thái Hà, phường Đống Đa, Thành phố Hà Nội hoặc qua website @www.xtlaw.com.vn.