Nội quy lao động là một trong những công cụ quan trọng giúp người sử dụng lao động thiết lập trật tự, kỷ luật trong doanh nghiệp, đồng thời là cơ sở để xử lý các hành vi vi phạm của người lao động trong quá trình làm việc. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ quy định về việc ban hành và đăng ký nội quy lao động, dẫn đến nhiều vướng mắc trong quá trình quản lý nhân sự cũng như tiềm ẩn rủi ro pháp lý khi phát sinh tranh chấp lao động. Vậy người sử dụng lao động có bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động hay không? Trình tự, thủ tục đăng ký được thực hiện như thế nào theo quy định hiện hành?

1. Người sử dụng lao động có bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động không?

            Căn cứ khoản 1 Điều 119 Bộ Luật Lao động 2019 quy định về đăng ký nội quy lao động như sau:

“Điều 119. Đăng ký nội quy lao động

1. Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.”

            Như vậy, trong trường hợp sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì người sử dụng lao động phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

2. Trình tự, thủ tục đăng ký nội quy lao động

            Căn cứ Phần II Quyết định 628/QĐ-BNV quy định về trình tự, thủ tục đăng ký nội quy lao động như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

- Hồ sơ đăng ký nội quy lao động bao gồm:

+ Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;

+ Nội quy lao động;

+ Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;

+ Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

Bước 2: Nộp hồ sơ

- Cách thức nộp hồ sơ

Thực hiện theo một trong ba cách thức sau đây:

+ Nộp hồ sơ qua cổng thông tin Dịch vụ công trực tuyến đến cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã (nếu được cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền);

+ Nộp hồ sơ trực tiếp đến cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã (nếu được cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền);

+ Nộp hồ sơ qua đường bưu điện đến cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã (nếu được cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền).

- Trình tự, thủ tục:

+ Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động nộp hồ sơ cho cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã (nếu được cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền) nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.

+ Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu phát hiện nội quy lao động có quy định trái pháp luật thì cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã (nếu được cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền) thông báo và hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung, đăng ký lại nội quy lao động.

            Việc đăng ký nội quy lao động không chỉ là nghĩa vụ pháp lý đối với một số người sử dụng lao động theo quy định của pháp luật mà còn góp phần bảo đảm tính hợp pháp, minh bạch trong hoạt động quản lý lao động của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần xác định rõ trường hợp của mình có thuộc diện phải đăng ký nội quy lao động hay không, đồng thời thực hiện đúng trình tự, thủ tục theo quy định để tránh các rủi ro pháp lý và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của mình trong quá trình sử dụng lao động.