Nghị định số 07/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 09/01/2025, sửa đổi, bổ sung một số điều, mục của các văn bản sau:

-         Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

-         Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

-         Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 7 năm 2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến;

-         Nghị định số 16/2020/NĐ-CP ngày 03 tháng 02 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Quốc tịch Việt Nam.

Những sửa đổi, bổ sung này hướng đến sự đơn giản hóa thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân và phù hợp với xu hướng chuyển đổi số trong quản lý nhà nước. Theo đó, người dân cần lưu ý một số điểm mới tiêu biểu trong lĩnh vực hộ tịch, quốc tịch, chứng thực như sau:

1.                       Trong lĩnh vực chứng thực

1.1.                Về chứng thực bản sao từ bản chính,

Ủy ban nhân dân cấp xã  thay vì chỉ được chứng thực các giấy tờ, văn bản do cơ quan của Việt Nam cấp thì nay có thể chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.

1.2.                Về chứng thực hợp đồng, giao dịch,

Trước kia, khi thực hiện thủ tục này, người yêu cầu chứng thực nộp bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu cầu chứng thực. Tuy nhiên, hiện nay, ngoài những giấy tờ kể trên, người yêu cầu chứng thực có thể xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng hoặc xuất trình Căn cước điện tử và nộp 01 bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực.

Đối với hồ sơ yêu cầu chứng thực, khi người yêu cầu xuất trình bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó thì hiện nay cũng cần phải xuất trình thêm bản chính để đối chiếu.

1.3.                Ngoài ra, đối với các thủ tục: cấp bản sao từ sổ gốc; chứng thực chữ ký; chứng thực chữ ký người dịch; cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực, giấy tờ người yêu cầu cần xuất trình được mở rộng hơn bao gồm Giấy chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước/Hộ chiếu/giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng hoặc Căn cước điện tử.

Tương tự như vậy, “Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu” tại khoản 2 Điều 25 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, cụm từ “Giấy chứng minh nhân dân/hộ chiếu” tại Phụ lục mẫu lời chứng, mẫu sổ chứng thực được thay thế bằng cụm từ “Giấy chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Căn cước điện tử/Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu/giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế.”.

2.                       Trong lĩnh vực hộ tịch

2.1.                Sửa đổi, bổ sung Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày15/11/2015 như sau:

(i)                     Về phạm vi điều chỉnh, Nghị định số 07/2025/NĐ-CP đã bổ sung thêm về “Đăng ký giám sát việc giám hộ, đăng ký chấm dứt giám sát việc giám hộ”. Từ đó, bổ sung thêm Mục 5 Chương 3 để điều chỉnh về vấn về này.

(ii)                   Về quy định xuất trình, nộp giấy tờ đăng ký hộ tịch, cấp bản sao trích lục hộ tịch, Nghị định 07/2025/NĐ-CP bổ sung thêm giấy tờ người yêu cầu có thể dùng là “Thẻ căn cước, Căn cước điện tử, Giấy chứng nhận căn cước”. Ngoài ra, bổ sung thêm trường hợp “Người yêu cầu đã nộp bản điện tử Giấy chứng sinh, Giấy báo tử hoặc cơ quan đăng ký hộ tịch đã khai thác được dữ liệu điện tử có ký số của Giấy chứng sinh, Giấy báo tử thì không phải nộp bản giấy” để tiết kiệm thời gian và giảm đi thủ tục hành chính cần thực hiện cho người dân.

(iii)                Về cách thức nộp và tiếp nhận hồ sơ đăng ký hộ tịch, Nghị định 07/2025/NĐ-CP đã bổ sung:

-         Bổ sung cách thức tiến hành xác minh khi giải quyết hồ sơ đăng ký hộ tịch;

-         Đối với cách thức nộp, hiện người dân có thể nộp trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch, gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính hoặc đăng ký trực tuyến theo quy định pháp luật về đăng ký hộ tịch trực tuyến.

-         Đối với yêu cầu đăng ký khai sinh mà cha, mẹ trả đã đăng ký kết hơn và đối với yêu cầu đăng ký kết hôn, hiện nay, kết quả tra cứu được dưới dạng điện tử hoặc bản giấy, phản ánh đầy đủ, chính xác thông tin tại thời điểm tra cứu và đính kèm hồ sơ của người đăng ký. Trường hợp không tra cứu được tình trạng hôn nhân do chưa có thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, thì cơ quan đăng ký hộ tịch đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người yêu cầu thường trú/nơi đã đăng ký kết hôn xác minh, cung cấp thông tin. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu xác minh, Ủy ban nhân dân cấp xã nơi nhận được đề nghị xác minh có trách nhiệm kiểm tra, xác minh và gửi kết quả về tình trạng hôn nhân của người đó.

2.2.                Sửa đổi, bổ sung Nghị định 87/2020/NĐ-CP ngày 28/07/2020 như sau:

(i)                     Bổ sung thêm Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh trong hệ thống Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử để người dân có thể yêu cầu giải quyết trực tuyến thuận tiện hơn.

(ii)                   Bộ Tư pháp hiện nay sẽ triển khai, kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử với các cơ sở dữ liệu khác của bộ, ngành, địa phương; khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử để thực hiện các hoạt động quản lý nhà nước trong lĩnh vực hộ tịch theo quy định pháp luật để tập trung hơn vào hoạt động quản lý và phân bổ công việc xử lý phù hợp cho các cơ quan khác. Theo tinh thần đó, hiện nay, Bộ Tư pháp không thực hiện cấp bản sao trích lục hộ tịch, xác nhận thông tin hộ tịch mà chỉ thực hiện hoạt chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn giải quyết kịp thời các vướng mắc.

(iii)                Thời hạn giải quyết thủ tục hành chính hồ sơ đăng ký hộ tịch trực tuyến hiện nay sẽ được tính từ thời điểm hồ sơ được tiếp nhận chính thức, không phụ thuộc vào phiếu hẹn trả kết quả hay tin nhắn hẹn trả kết quả.

3.                       Trong lĩnh vực quốc tịch

Nghị định 07/2025 đã đưa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư vào trong quá trình giải quyết những vấn đề về xác nhận quốc tịch. Theo đó, những thủ tục trước đây sẽ được ưu tiên tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia. Trong trường hợp hệ thống cơ sở không có dữ liệu, thì người yêu cầu mới cần thực hiện cung cấp giấy tờ bản cứng cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Nghị định 07/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung về lĩnh vực chứng thực, hộ tịch và quốc tịch là một bước tiến lớn và đem đến rất nhiều những lợi ích và thuận lợi cho người dân trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính, cụ thể:

1.      Tạo thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp

v Giảm thời gian, chi phí thực hiện thủ tục:

v Việc mở rộng thẩm quyền chứng thực tại cấp xã giúp người dân không phải lên cấp huyện hay các cơ quan cấp cao hơn, tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại.

v Sử dụng Căn cước công dân điện tử:

v Người dân có thể thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch thuận tiện hơn mà không cần mang theo giấy tờ bản giấy.

2.      Góp phần thúc đẩy chuyển đổi số

v Khuyến khích sử dụng dữ liệu số:

v Việc chấp nhận Căn cước công dân điện tử trong giao dịch chứng thực góp phần thúc đẩy việc sử dụng tài khoản định danh điện tử, đồng bộ với tiến trình xây dựng Chính phủ số.

v Giảm phụ thuộc vào giấy tờ truyền thống:

v Tạo nền tảng pháp lý cho việc cắt giảm thủ tục hành chính giấy và hướng đến thực hiện dịch vụ công trực tuyến.

3.      Đảm bảo minh bạch và an toàn pháp lý

v Quy định rõ trách nhiệm kiểm tra giấy tờ tài sản:

v Yêu cầu nộp kèm giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản giúp đảm bảo tính chính xác, minh bạch và phòng ngừa rủi ro pháp lý trong các giao dịch dân sự.

v Tăng tính công khai và kiểm soát:

v Việc chuẩn hóa hồ sơ và quy trình chứng thực giúp nâng cao trách nhiệm của cán bộ chứng thực và giảm nguy cơ xảy ra sai sót hoặc lạm dụng.

4.      Phù hợp với xu thế hội nhập và quốc tế

v Thừa nhận giấy tờ từ nước ngoài: Việc mở rộng phạm vi chứng thực đối với giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp (nếu hợp pháp hóa lãnh sự hoặc được công nhận) hỗ trợ tốt hơn cho người dân, doanh nghiệp hoạt động quốc tế hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài.