Đăng ký nhãn hiệu đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ và xây dựng thương hiệu của doanh nghiệp trên thị trường. Luật Sở hữu trí tuệ sửa đổi 2025 được ban hành và có hiệu lực từ ngày 01/04/2026 đã có những điều chỉnh trong quy định về trình tự, thủ tục đăng ký nhãn hiệu mà các chủ thể cần lưu ý. Việc nắm rõ trình tự, thủ tục theo quy định hiện hành sẽ giúp đảm bảo quyền lợi của chủ sở hữu nhãn hiệu, cũng như hạn chế rủi ro pháp lý khi đăng ký quyền sở hữu công nghiệp đối với nhãn hiệu.

1. Khái niệm “nhãn hiệu”

Căn cứ khoản 16 Điều 4 Luật Sở hữu trí tuệ 2005 định nghĩa về nhãn hiệu như sau:

Điều 4. Giải thích từ ngữ

16. “Nhãn hiệu là dấu hiệu dùng để phân biệt hàng hóa, dịch vụ của các tổ chức, cá nhân khác nhau.”

2. Điều kiện chung đối với nhãn hiệu được bảo hộ

Căn cứ theo Điều 72 Luật Sở hữu trí tuệ 2005, nhãn hiệu được bảo hộ nếu đáp ứng các điều kiện sau đây:

-       Là dấu hiệu nhìn thấy được dưới dạng chữ cái, từ ngữ, hình vẽ, hình ảnh, hình ba chiều hoặc sự kết hợp các yếu tố đó, được thể hiện bằng một hoặc nhiều màu sắc hoặc dấu hiệu âm thanh thể hiện được dưới dạng đồ họa;

-       Có khả năng phân biệt hàng hóa, dịch vụ của chủ sở hữu nhãn hiệu với hàng hóa, dịch vụ của chủ thể khác.

3. Thủ tục đăng ký nhãn hiệu

3.1. Hồ sơ đăng ký nhãn hiệu

Căn cứ khoản 1 Điều 100 Luật Sở hữu trí tuệ 2005, sửa đổi, bổ sung 2025 quy định hồ sơ đăng ký nhãn hiệu bao gồm:

-       Tờ khai đăng ký theo mẫu quy định;

-       Tài liệu, mẫu vật, thông tin thể hiện đối tượng sở hữu công nghiệp đăng ký bảo hộ;

-       Giấy uỷ quyền, nếu đơn nộp thông qua đại diện;

-       Tài liệu chứng minh quyền đăng ký, nếu người nộp đơn thụ hưởng quyền đó của người khác;

-       Tài liệu chứng minh quyền ưu tiên, nếu có yêu cầu hưởng quyền ưu tiên;

-       Chứng từ nộp phí, lệ phí.

Đơn đăng ký sở hữu công nghiệp và giấy tờ giao dịch giữa người nộp đơn và cơ quan quản lý nhà nước về quyền sở hữu công nghiệp phải được làm bằng tiếng Việt, trừ các tài liệu sau đây có thể được làm bằng ngôn ngữ khác nhưng phải được dịch ra tiếng Việt khi cơ quan quản lý nhà nước về quyền sở hữu công nghiệp yêu cầu:

-       Giấy uỷ quyền;

-       Tài liệu chứng minh quyền đăng ký;

-       Tài liệu chứng minh quyền ưu tiên;

-       Các tài liệu khác để bổ trợ cho đơn.

Tài liệu chứng minh quyền ưu tiên đối với đơn đăng ký sở hữu công nghiệp bao gồm:

-       Bản sao đơn hoặc các đơn đầu tiên có xác nhận của cơ quan đã nhận đơn đầu tiên;

-       Giấy chuyển nhượng quyền ưu tiên nếu quyền đó được thụ hưởng từ người khác.

3.2. Trình tự, thủ tục nộp hồ sơ đăng ký nhãn hiệu

a. Trình tự và thời hạn xử lý đơn đăng ký nhãn hiệu

Đơn đăng ký nhãn hiệu được xử lý theo trình tự và thời hạn như sau:

Thẩm định hình thức đơn: Căn cứ khoản 1 và khoản 2 Điều 109 Luật Sở hữu trí tuệ 2005, sửa đổi bổ sung năm 2022 và năm 2025 quy định thẩm định hình thức đơn là thủ tục nhằm đánh giá tính hợp lệ của đơn. Những trường hợp sau đây đơn đăng ký sẽ bị coi là không hợp lệ:

- Đơn không đáp ứng các yêu cầu về hình thức;

- Đối tượng nêu trong đơn là đối tượng không được bảo hộ;

- Người nộp đơn không có quyền đăng ký, kể cả trường hợp quyền đăng ký cùng thuộc nhiều tổ chức, cá nhân nhưng một hoặc một số người trong số đó không đồng ý thực hiện việc nộp đơn;

- Đơn được nộp trái với quy định về cách thức nộp đơn quy định tại Điều 89 của Luật này;

- Người nộp đơn không nộp phí và lệ phí.

Căn cứ khoản 7 Điều 9 Thông tư 23/2023/TT-BKHCN quy định thời hạn thẩm định hình thức đơn đăng ký nhãn hiệu là 01 tháng kể từ ngày nộp đơn.

Công bố đơn hợp lệ: Căn cứ khoản 3 Điều 110 Luật Sở hữu trí tuệ 2005, sửa đổi, bổ sung năm 2025 về công bố đơn đăng ký sở hữu công nghiệp quy định cụ thể thời hạn công bố đơn đăng ký nhãn hiệu là trong vòng 01 tháng kể từ ngày đơn được coi là hợp lệ.

Thẩm định nội dung:

-       Căn cứ điểm b khoản 2 Điều 119 Luật Sở hữu trí tuệ 2005, sửa đổi, bổ sung năm 2025 quy định đơn đăng ký nhãn hiệu được thẩm định nội dung trong vòng 05 tháng kể từ ngày công bố đơn.

-       Căn cứ khoản 2a Điều 119 Luật Sở hữu trí tuệ năm 2005, sửa đổi, bổ sung năm 2025 cho phép người nộp đơn được yêu cầu thẩm định nội dung nhanh trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công bố đơn trong trường hợp theo quy định của Chính phủ.

-       Căn cứ khoản 3a Điều 114 Luật Sở hữu trí tuệ năm 2005, sửa đổi, bổ sung năm 2025 quy định các trường hợp đơn đăng ký được tạm dừng thẩm định như sau:

+ Người nộp đơn nộp đề nghị tạm dừng thẩm định nội dung đơn để yêu cầu chấm dứt hiệu lực hoặc hủy bỏ hiệu lực Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu theo trường hợp loại trừ tại điểm e, h khoản 2 Điều 74 Luật Sở hữu trí tuệ 2005. Việc thẩm định nội dung đơn được tiếp tục khi có kết quả giải quyết yêu cầu chấm dứt hiệu lực hoặc hủy bỏ hiệu lực Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu;

+ Có thông báo thụ lý vụ án của Tòa án có thẩm quyền về việc người thứ ba khởi kiện liên quan đến quyền đăng ký nhãn hiệu được đăng ký với dụng ý xấu. Việc thẩm định nội dung đơn được tiếp tục thực hiện ngay sau khi có bản án, quyết định có hiệu lực pháp luật của Tòa án.

b. Hình thức nộp đơn

Căn cứ khoản 3 Điều 89 Luật Sở hữu trí tuệ 2005, sửa đổi, bổ sung năm 2025 quy định về hình thức nộp đơn yêu cầu thực hiện các thủ tục liên quan đến quyền sở hữu công nghiệp có thể được nộp dưới hình thức văn bản dạng giấy hoặc dạng điện tử theo hệ thống nộp đơn điện tử.

Hiện nay, Cổng thông tin điện tử của Cục Sở hữu trí tuệ cung cấp thông tin cụ thể về hình thức nộp đơn đăng ký quyền sở hữu công nghiệp, trong đó có đăng ký nhãn hiệu. Theo đó, người nộp đơn có thể nộp đơn theo những cách thức sau:

- Nộp đơn giấy: Việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC trong lĩnh vực SHCN sẽ được thực hiện tập trung tại Bộ phận Một cửa của Bộ KH&CN tại các địa điểm sau:

-       Bộ phận Một cửa cơ sở 1 tại Tầng 1, Tòa nhà Cục Đổi mới Sáng tạo, số 113 đường Trần Duy Hưng, phường Yên Hòa, thành phố Hà Nội;

-       Bộ phận Một cửa cơ sở 2 tại Tòa nhà số 1196 đường 3 tháng 2, Phường Bình Thới, TP. Hồ Chí Minh.

-       Bộ phận Một cửa cơ sở 3 tại Đại diện Văn phòng Bộ tại miền Trung, số 42 Trần Quốc Toản, Thành phố Đà Nẵng.

- Nộp đơn trực tuyến: Trình tự thực hiện như sau:

+ Điều kiện để nộp đơn trực tuyến: Người nộp đơn cần có chứng thư số, chữ ký số và tài khoản được phê duyệt trên hệ thống của Cục Sở hữu trí tuệ.

+ Trình tự nộp đơn trực tuyến: Người nộp đơn cần thực hiện khai báo và gửi đơn đăng ký nhãn hiệu trên hệ thống tiếp nhận đơn trực tuyến của Cục Sở hữu trí tuệ, sau đó hệ thống sẽ gửi lại cho người nộp đơn Phiếu xác nhận nộp tài liệu trực tuyến. Trong thời hạn 01 tháng, người nộp đơn phải đến trực tiếp cơ quan tiếp nhận để xuất trình Phiếu xác nhận, nộp tài liệu kèm theo (nếu có) và hoàn tất phí, lệ phí. Nếu hồ sơ và lệ phí đầy đủ, cán bộ nhận đơn sẽ thực hiện việc cấp số đơn vào Tờ khai trên Hệ thống tiếp nhận đơn trực tuyến; nếu đơn không đủ tài liệu và phí/lệ phí sẽ bị từ chối tiếp nhận. Trường hợp không hoàn tất thủ tục đúng thời hạn, hồ sơ trực tuyến sẽ bị hủy và thông báo được gửi tới người nộp đơn.

c. Hiệu lực của Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu

Căn cứ theo khoản 6 Điều 93 Luật Sở hữu trí tuệ 2005, Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu có hiệu lực từ ngày cấp đến hết 10 năm kể từ ngày nộp đơn, có thể gia hạn nhiều lần, mỗi lần 10 năm.

Trên đây là những thủ tục cần thiết để thực hiện đăng ký nhãn hiệu theo quy định của Luật Sở hữu trí tuệ sửa đổi 2025. Việc hiểu và thực hiện đúng các quy định nêu trên sẽ giúp quá trình đăng ký nhãn hiệu được tiến hành thuận lợi, đồng thời hạn chế các rủi ro phát sinh trong quá trình thẩm định và bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ.