Từ ngày 1/7/2025, sẽ chính thức triển khai công chứng điện tử. Đây là nội dung mới được đề cập trong Luật Công chứng 2024.

1. Khái quát về công chứng điện tử trực tuyến:

Theo quy định tại điểm b, khoản 1 Điều 65 Luật Công chứng 2024 thì Công chứng điện tử trực tuyến là việc các bên tham gia giao dịch có yêu cầu công chứng không có mặt cùng tại một địa điểm và giao kết giao dịch thông qua phương tiện trực tuyến trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên; công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận giao dịch bằng chữ ký số để tạo ra văn bản công chứng điện tử.

Khác với công chứng truyền thống vốn yêu cầu người dân đến trực tiếp văn phòng công chứng, công chứng điện tử cho phép người sử dụng thực hiện thủ tục mọi lúc, mọi nơi chỉ cần có thiết bị kết nối internet. Người dùng có thể truy cập vào nền tảng công chứng điện tử quốc gia để đăng ký, nộp hồ sơ, xác thực thông tin và nhận kết quả công chứng hợp lệ theo quy định pháp luật.

Việc triển khai công chứng điện tử trực tuyến là một bước tiến lớn trong công cuộc chuyển đổi ngành tư pháp, góp phần rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, nâng cao hiệu quả làm việc của các tổ chức hành nghề công chứng, đồng thời tạo thuận lợi tối đa cho người dân và doanh nghiệp trong quá trình thực hiện các giao dịch dân sự, thương mại có liên quan đến văn bản công chứng.

2. Lợi ích của hình thức công chứng trực tuyến:

- Người dân, doanh nghiệp có thể thực hiện công chứng từ xa, không cần di chuyển đến văn phòng công chứng, giúp giảm đáng kể chi phí đi lại và thời gian chờ đợi.

- Các thủ tục công chứng có thể được thực hiện mọi lúc, mọi nơi thông qua môi trường mạng, đặc biệt hữu ích trong bối cảnh công nghệ phát triển và nhu cầu giao dịch từ xa ngày càng cao.

- Hệ thống công chứng trực tuyến được tích hợp các công nghệ xác thực định danh, chữ ký số, mã hóa dữ liệu…giúp đảm bảo tính pháp lý, hạn chế tình trạng giả mạo giấy tờ hoặc lừa đảo.

- Hình thức này góp phần thúc đẩy công cuộc xây dựng chính phủ số, tạo nền tảng pháp lý cho các dịch vụ công hiện đại, công khai và minh bạch.

- Giảm tải áp lực cho các phòng công chứng, đồng thời tăng khả năng phục vụ người dân trên diện rộng với năng suất cao hơn.

3. Các điều kiện để cung cấp dịch vụ công chứng điện tử:

Đối với công chứng viên được cung cấp dịch vụ công chứng điện tử khi đáp ứng đủ các điều kiện căn cứ theo khoản 1 Điều 63 Luật Công chứng 2024:

- Có tài khoản để thực hiện công chứng điện tử;

- Có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Đối với tổ chức hành nghề công chứng được cung cấp dịch vụ công chứng điện tử khi đáp ứng đủ các điều kiện căn cứ theo khoản 2 Điều 63 Luật Công chứng 2024:

- Có tài khoản để thực hiện công chứng điện tử;

- Có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử;

- Có đủ trang thiết bị kỹ thuật để thực hiện công chứng điện tử.

Như vậy, điều kiện để cung cấp dịch vụ công chứng điện tử hiện tại chỉ quy định đối với công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng mà không có quy định đối với người yêu cầu công chứng. Theo đó, điều kiện đối với công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng được cung cấp dịch vụ công chứng điện tử tương đối là giống nhau là đều phải đăng ký tài khoản tại cơ sở dữ liệu công chứng và đăng ký chữ ký số, dich vụ cấp dấu thời gian. Tổ chức hành nghề công chứng có thêm một điều kiện là phải trang bị các thiết bị kỹ thuật để thực hiện được việc công chứng điện tử.

Những điều kiện trên nhằm đảm bảo công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng có đủ năng lực kỹ năng hành nghề, các yếu tố về kỹ thuật và con người để thực hiện công chứng điện tử một cách an toàn, chính xác. Việc đào tạo công chứng viên và đầu từ hệ thống là yêu cầu tất yếu đối với tổ chức hành nghề công chứng để đảm bảo hiệu quả vận hành. Đây cũng là bước đi cần thiết để hiện đại hóa hoạt động công chứng, nâng cao chất lượng dịch vụ và đáp ứng nhu cầu chuyển đổi số. Tuy nhiên, việc đầu tư hạ tầng và đào tạo nhân lực có thể là thách thức với các tổ chức nhỏ, cần có chính sách hỗ trợ phù hợp từ Nhà nước.

Trên đây là bài viết về hình thức công chứng điện tử trực tuyến sẽ được triển khai từ ngày 1/7/2025 theo quy định của Luật Công chứng 2024. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào vui lòng liên hệ trực tiếp với Công ty TNHH XTVN, địa chỉ: Tầng 8, số 33 Thái Hà, phường Trung Liệt, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội hoặc liên hệ qua Website: https://xtlaw.com.vn.