Đúng với tên gọi của mình, sổ đăng ký cổ đông là tài liệu ghi nhận các thông tin tất cả cổ đông trong công ty cổ phần.Sổ cổ đông không phải là văn bản được cơ quan nhà nước cấp như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Công ty cổ phần có thể lập sổ đăng ký cổ đông bằng giấy, hoặc sử dụng phần mềm máy tính để ghi nhận thông tin về sở hữu cổ phần của các cổ đông.

1) Sổ đăng ký cổ đông là gì?

Khoản 1 Điều 122 Luật Doanh nghiệp năm 2020, công ty cổ phần phải lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông từ khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, sổ đăng ký cổ đông có thể là văn bản giấy, tập dữ liệu điện tử ghi nhận thông tin về sở hữu cổ phần của các cổ đông công ty.

Như vậy, ngay sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty phải lập sổ đăng ký cổ đông

2) Nội dung sổ đăng ký cổ đông:

Căn cứ khoản 2 Điều 122 Luật Doanh nghiệp năm 2020, sổ cổ đông phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

(a) Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty;

(b) Tổng số cổ phần được quyền chào bán, loại cổ phần được quyền chào bán và số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;

(c) Tổng số cổ phần đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp;

(d) Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức;

(e) Số lượng cổ phần từng loại của mỗi cổ đông, ngày đăng ký cổ phần.

3) Quy định lưu trữ sổ đăng ký cổ đông

- Sổ cổ đông phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty hoặc trung tâm lưu ký chứng khoán;

- Cổ đông có quyền kiểm tra, tra cứu hoặc trích lục, sao chép nội dung sổ cổ đông trong giờ làm việc của công ty hoặc trung tâm lưu ký chứng khoán.

4) Sổ cổ đông có quan trọng không?

Sổ cổ đông không phải là văn bản được cơ quan nhà nước cấp như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, sổ cổ đông có vai trò rất quan trọng trong nội bộ công ty cổ phần bởi những lý do sau:

- Lưu trữ đầy đủ thông tin của các cổ đông:

Bên cạnh Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, sổ cổ đông lưu giữ các thông tin cá nhân cơ bản của cổ đông như: Họ, tên, địa chỉ liên lạc, số giấy tờ pháp lý....để phục vụ cho việc quản trị công ty (Ví dụ: Lập danh sách dự họp Đại hội đồng cổ đông; Phân chia lợi nhuận...).

- Là tài liệu xác nhận việc sở hữu cổ phần của cổ đông:

Sổ cổ đông phải thể hiện thông tin về tổng số cổ phần được quyền chào bán, đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp.

Như vậy, sổ cổ đông là văn bản nội bộ chính xác và kịp thời nhất để xác nhận việc chuyển nhượng cổ phần và sở hữu cổ phần của cổ đông, là căn cứ để tiến hành việc phân chia lợi nhuận trong công ty cổ phần.

5) Không có sổ cổ đông bị xử phạt như thế nào ?

Sổ cổ đông là một trong những tài liệu bắt buộc lưu giữ của công ty cổ phần, trường hợp không lập sổ cổ đông, công ty sẽ bị xử phạt theo Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, cụ thể:

(I) Mức phạt hành chính: từ 30 - 50 triệu đồng

(II) Biện pháp khắc phục hậu quả: buộc lập sổ đăng ký cổ đông

Tóm lại, sổ đăng ký cổ đông là loại tài liệu quan trọng trong công ty cổ phần. Việc lập sổ cổ đông phải được thực hiện ngay sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.