Trong bối cảnh  " đất chật người đông" như hiện nay, nhất là những thành phố lớn như TP.HCM, Hà Nội...việc sở hữu một căn nhà liền thổ ngày càng khó khăn do quỹ đất hẹn hẹp. Trong khi đó, loại hình nhà ở chung cư lại đang được phát triển mạnh mẽ về cả số lượng và chất lượng. Đây là một trong những lý do tất yếu khiến ngày càng nhiều chọn mua chung cư.

Khác với nhà mặt đất, chung cư cần có Ban quản lý chung cư để điều hành điều hành và quản lý trực tiếp mọi hoạt động của tòa nhà. Ban quản lý chung cư có nhiều trách nhiệm, quyền hạn và đóng vai trò quan trọng việc quản lý và vận hành toà nhà đó.

1.             Vai trò của Ban quản lý chung cư

Luật Nhà ở và các quy định liên quan đến nhà chung cư không có quy định cụ thể giải thích khái niệm về “ban quản lý chung cư”. Tuy nhiên có thể hiểu, ban quản lý chung cư thực chất là một đơn vị được thuê để quản lý và vận hành khu nhà chung cư. Ban quản lý chung cư ký hợp đồng với Ban quản trị để thực hiện việc quản lý và vận hành chung cư một cách tối ưu nhất.

Căn cứ vào khoản 1 Điều 105 Luật Nhà ở 2014 quy định về việc quản lý vận hành nhà chung cư như sau:

"1. Việc quản lý vận hành nhà chung cư được quy định như sau:

a) Đối với nhà chung cư có thang máy thì do đơn vị có chức năng, năng lực quản lý vận hành nhà chung cư thực hiện;

b) Đối với nhà chung cư không có thang máy thì Hội nghị nhà chung cư họp quyết định tự quản lý vận hành hoặc thuê đơn vị có chức năng, năng lực quản lý vận hành nhà chung cư thực hiện."

Như vậy, sẽ tùy thuộc vào nhà chung cư đó có thang máy hay không để xác định đối tượng quản lý, vận hành nhà chung cư, cụ thể:

Trong trường hợp nhà chung cư có thang máy, ban quản lý chung cư phải có năng lực để quản lý và vận hành nhà chung cư đó. Điều này đảm bảo rằng ban quản lý chung cư có thể đảm nhận các trách nhiệm quan trọng trong việc giữ an toàn và tiện nghi cho cư dân.

Trong trường hợp chung cư không có thang máy, Hội nghị nhà chung cư có thể tự quản lý hoặc thuê một đơn vị quản lý chuyên nghiệp sẽ giúp cho việc quản lý và vận hành tốt hơn, đảm bảo an toàn và tiện nghi cho cư dân tòa nhà.

Để quản lý và vận hành tòa nhà chung cư được hiệu quả, đơn vị quản lý cần đáp ứng các yêu cầu về phẩm chất và năng lực quy định tại khoản 2 Điều 105 Luật Nhà ở 2014 như sau:

-                Được tổ chức và thành lập đúng quy định của Luật Doanh nghiệp hoặc Luật Hợp tác xã và có chức năng quản lý vận hành nhà chung cư;

-                Có đội ngũ chuyên môn nghiệp vụ đủ để quản lý và vận hành tòa nhà chung cư, bao gồm hệ thống kỹ thuật, dịch vụ, bảo đảm an toàn, sức khỏe và vệ sinh;

-                Có đủ cán bộ và nhân viên để đáp ứng các yêu cầu về quản lý và vận hành tòa nhà chung cư về kiến trúc, hệ thống giao thông, cấp thoát nước, phòng cháy chữa cháy và vận hành thiết bị;

-                Có giấy tờ xác nhận đã được tập huấn, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ về quản lý và vận hành tòa nhà chung cư theo quy định của Bộ trưởng Bộ Xây dựng.

2.             Quyền và nghĩa vụ của Ban quản lý chung cư

Tại Điều 42 Thông tư 02/2016/TT-BXD, quy định rõ những trách nhiệm mà đơn vị quản lý, vận hành nhà chung cư phải thực hiện như sau:

-                Thực hiện quản lý vận hành nhà chung cư theo quy định của Quy chế này và hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành đã ký với Ban quản trị nhà chung cư hoặc người đại diện quản lý nhà chung cư (đối với nhà chung cư không phải thành lập Ban quản trị); thực hiện bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư theo hợp đồng bảo trì nếu có năng lực bảo trì;

-                Ký kết hợp đồng phụ với các đơn vị cung cấp dịch vụ trong việc quản lý vận hành nhà chung cư (nếu có); giám sát việc cung cấp các dịch vụ của các đơn vị này;

-                Thông báo bằng văn bản về việc thu, nộp các khoản kinh phí có liên quan; thông báo các yêu cầu, nội dung cần chú ý cho người sử dụng nhà chung cư trong trường hợp xảy ra các tình huống đột xuất như thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn; hướng dẫn việc lắp đặt các thiết bị trong phần sở hữu riêng của chủ sở hữu;

-                Thu kinh phí dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư theo thỏa thuận với các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư; thu, chi trả thù lao cho các thành viên Ban quản trị nhà chung cư theo quyết định của hội nghị nhà chung cư;

-                Định kỳ 06 tháng một lần hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền phải báo cáo công khai về công tác quản lý vận hành nhà chung cư với Ban quản trị nhà chung cư; báo cáo tình hình quản lý vận hành tại hội nghị nhà chung cư; lấy ý kiến góp ý của người sử dụng về việc cung cấp dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư;

-                Phối hợp với Ban quản trị nhà chung cư để giải quyết các vấn đề khác có liên quan trong quá trình quản lý vận hành nhà chung cư;

-                Chấp hành quyết định giải quyết, xử lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

-                Thực hiện các quyền và trách nhiệm khác theo thỏa thuận trong hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư hoặc theo quy định của pháp luật có liên quan.

3.             Ban quản lý nhà chung cư do ai bầu ra?

Theo quy định tại Điều 42 Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư được ban hành kèm theo văn bản hợp nhất của Thông tư số 05/VBHN-BXD, ban quản lý chung cư được hình thành dựa trên hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành chung cư ký kết với Ban quản trị nhà chung cư hoặc người đại diện quản lý nhà chung cư. 

Điều này cho thấy ban quản lý chung cư là một đơn vị độc lập, không phải do Hội nghị nhà chung cư hoặc cụm nhà chung cư bầu ra như Ban quản trị nhà chung cư.

Việc quản lý một dự án với nhiều hạng mục rất phức tạp, nhất là ở các dự án quy mô lớn. Từ các dịch vụ nhỏ nhất như bảo vệ, vệ sinh môi trường… cũng đều ảnh hưởng đến chất lượng cuộc sống của cư dân, chứ chưa nói tới công tác vận hành kỹ thuật tòa nhà, hệ thống phòng cháy chữa cháy, hệ thống thông tin, giám sát... Có dự án bị bỏ bê khâu quản lý, dẫn đến tình trạng lộn xộn, mất vệ sinh, trang thiết bị xuống cấp và giá trị bất động sản cũng vì thế mà giảm đi. Vì vậy, việc cư dân lựa chọn Ban quản lý độc lập, có trách nhiệm và đảm bảo chất lượng tòa nhà là điều vô cùng quan trọng.