Giấy phép lao động là căn cứ pháp lý quan trọng để người lao động nước ngoài được làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Nhằm đảm bảo quản lý chặt chẽ hơn và phù hợp với thực tiễn hội nhập, Chính phủ đã ban hành Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định chi tiết về trình tự, thủ tục cấp, cấp lại và thu hồi giấy phép lao động. Việc nắm rõ quy định mới giúp doanh nghiệp chủ động trong công tác tuyển dụng, sử dụng lao động nước ngoài, đồng thời tránh vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động.

1. Điều kiện cấp giấy phép lao động

Căn cứ theo Điều 151 Bộ luật Lao động 2019, để được cấp giấy phép lao động tại Việt Nam, người lao động nước ngoài cần đáp ứng đồng thời các điều kiện được quy định cụ thể sau:

- Đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;

- Có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề, kinh nghiệm làm việc;

- Có đủ sức khỏe theo quy định của Bộ trưởng Bộ Y tế;

-  Không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc pháp luật Việt Nam;

- Có giấy phép lao động do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp, trừ trường hợp người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam không thuộc diện cấp giấy phép lao động theo Điều 154 Bộ luật Lao động 2019.

Lưu ý:

- Thời hạn của hợp đồng lao động đối với người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam không được vượt quá thời hạn của Giấy phép lao động. Khi sử dụng người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, hai bên có thể thỏa thuận giao kết nhiều lần hợp đồng lao động xác định thời hạn;

- Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải tuân theo pháp luật lao động Việt Nam và được pháp luật Việt Nam bảo vệ, trừ trường hợp điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên có quy định khác.

2. Hồ sơ, trình tự, thủ tục cấp giấy phép lao động

Căn cứ theo Điều 18 và Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định về hồ sơ, trình tự, thủ tục đề nghị cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài tại Việt Nam như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ

- Trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc, người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc;

- Hồ sơ bao gồm:

+ Văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động;

+ Giấy khám sức khỏe do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có đủ điều kiện cấp, trừ trường hợp kết quả khám sức khỏe đã được kết nối, chia sẻ trên Hệ thống thông tin về quản lý hoạt động khám bệnh, chữa bệnh hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia về y tế. Đối với giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền của nước ngoài cấp được sử dụng trong trường hợp Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ cấp giấy khám sức khỏe có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau và thời hạn sử dụng của giấy khám sức khỏe đó không quá 12 tháng kể từ ngày được cấp;

+ Hộ chiếu còn thời hạn;

+ Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự của nước ngoài hoặc của Việt Nam cấp không quá 6 tháng, kể từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ, trừ trường hợp đã thực hiện liên thông thủ tục hành chính về cấp Phiếu lý lịch tư pháp và cấp giấy phép lao động theo các trường hợp người sử dụng lao động nước ngoài đề nghị cấp giấy phép lao động kèm đề nghị cấp phiếu lý lịch tư pháp theo uỷ quyền của người lao động nước ngoài bằng hình thức trực tuyến;

+ 02 ảnh màu (kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính);

+ Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc của người lao động nước ngoài là một trong các giấy tờ sau:

(i) Văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc có thời hạn tại hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam và xác nhận đã được người sử dụng lao động tại nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục ngay trước khi vào Việt Nam làm việc đối với trường hợp di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp;

(ii) Văn bản của người sử dụng lao động cử người lao động nước ngoài kèm hợp đồng hoặc thỏa thuận được ký kết đối với trường hợp thực hiện các loại hợp đồng hoặc thoả thuận về kinh tế, xã hội và tham gia thực hiện các gói thầu, dự án tại Việt Nam;

(iii) Hợp đồng cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài và văn bản chứng minh người lao động nước ngoài đã làm việc cho doanh nghiệp nước ngoài không có hiện diện thương mại tại Việt Nam được ít nhất 24 tháng đối với trường hợp nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng;

(iv) Trường hợp quy định chào bán dịch vụ phải có văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ;

(v) Văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam và phù hợp với vị trí dự kiến làm việc đối với trường hợp quy định được điều chuyển từ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ở nước ngoài sang Việt Nam làm việc trừ trường hợp di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp;

(vi) Trường hợp quy định Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần, chủ sở hữu, thành viên của công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị góp vốn dưới 3 tỷ đồng phải có giấy tờ chứng minh là nhà quản lý theo quy định nhà quản lý là người quản lý doanh nghiệp hoặc là người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật.

+ Giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật theo quy định giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật.

Bước 2: Trình tự, thủ tục xử lý hồ sơ

+ Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động;

+ Trường hợp hồ sơ đầy đủ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu và thực hiện cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP trong thời hạn 10 ngày làm việc;

+ Trường hợp không chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài hoặc không cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài, cơ quan có thẩm quyền phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

+ Cơ quan thực hiện: Sở Nội vụ

+ Thời hạn giải quyết: 10 ngày làm việc 

Lưu ý:

+ Sau khi được cấp giấy phép lao động, người lao động nước ngoài và người sử dụng lao động (kể cả cơ quan đại diện ngoại giao, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam) phải ký hợp đồng lao động bằng văn bản theo quy định pháp luật Việt Nam trước ngày người lao động bắt đầu làm việc. Khi có yêu cầu, người sử dụng lao động phải gửi bản sao hợp đồng đã ký cho cơ quan cấp giấy phép lao động.

+ Nếu người lao động nước ngoài đã có giấy phép lao động và làm việc cho cùng một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố, thì ít nhất 3 ngày trước khi làm việc, người sử dụng lao động phải thông báo cho cơ quan có thẩm quyền nơi người lao động dự kiến làm việc các thông tin gồm: họ tên, tuổi, quốc tịch, số hộ chiếu, số giấy phép lao động, tên người sử dụng lao động, cùng thời gian bắt đầu và kết thúc làm việc (không vượt quá thời hạn giấy phép được cấp).

Như vậy, hiểu và thực hiện đúng thủ tục cấp Giấy phép lao động không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động đúng pháp luật mà còn tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, minh bạch và bền vững. Nghị định 219/2025/NĐ-CP chính là hành lang pháp lý quan trọng để việc sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam diễn ra hiệu quả, phù hợp với thông lệ quốc tế.

Trên đây là những nội dung XTLaw trao đổi về bài viết “TRÌNH TỰ, THỦ TỤC CẤP GIẤP PHÉP LAO ĐỘNG THEO NGHỊ ĐỊNH 219/2025/NĐ-CP”. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào hãy gửi ngay tới XTLaw qua Hotline 0969896148 hoặc Fanpage Công ty Luật XTVN - Đoàn Luật Sư Thành Phố Hà Nội để được giải đáp chi tiết.